Hiện nay, email vẫn là phương tiện chủ yếu giúp chúng ta kết nối với mọi người, trong cả việc công lẫn việc cá nhân. Do đó, cách sử dụng email nên được coi là một phần quan trọng trong thương hiệu cá nhân của mỗi người, khẳng định rằng chúng ta là ai và hình ảnh của chúng ta thể hiện với mọi người như thế nào, tất cả đều được phản ánh qua mỗi email ta gửi đi. Thật không may, các quy tắc khi sử dụng và gửi email của chúng ta ngày càng trở nên tệ hơn thay vì tốt hơn.
Mỗi ngày, có hơn 200 tỷ email được gửi và nhận trên toàn thế giới, theo số liệu báo cáo, người làm công tại Mĩ dành trung bình 6,3 giờ sử dụng email mỗi ngày. Thêm vào đó là nguồn thông tin và nội dung liên tục từ vô số các nguồn khác nhau, do đó khá dễ hiểu tại sao chúng ta lại trở nên lười biếng và gặp khó khăn với các quy tắc gửi email đến vậy.
Dưới đây, Cộng đồng kinh doanh Saga.vn sẽ chia sẻ cho bạn đọc cách tránh những sai lầm phổ biến khi sử dụng email.
- Chủ đề email không rõ ràng:
Chúng ta đều nhìn vào dòng “người gửi” đầu tiên khi quyết định liệu có mở email nào đó hay không, sau đó là đến dòng “chủ đề”. Hãy mô tả rõ ràng mục đích của email để nếu bạn không đủ tiêu chuẩn để vượt qua tiêu chí đầu tiên, ít nhất bạn có thể thành công với tiêu chí thứ hai. - Không giới thiệu bản thân: Nếu người nhận không nhớ ra bạn ngay lập tức, hãy giúp họ đỡ phiền phức khi phải tìm kiếm lại email của bạn trong danh sách liên hệ bằng cách giới thiệu và giải thích ngắn gọn về cách hai người gặp hoặc biết nhau. Nếu họ gần như quên mất bạn là ai, bạn có thể giới thiệu dài hơn một chút.
- Không nói rõ mục đích của bạn: Nếu người nhận email không hiểu lí do viết mail của bạn là gì, hãy giới thiệu và giải thích ngắn gọn lý do bạn viết nó.
- Lạm dụng sử dụng mail “khẩn cấp”: Hãy tránh việc gặp phải trường hợp giống như “cậu bé chăn cừu và bầy sói” khi bạn sử dụng tính năng khẩn cấp trên mỗi email. Chỉ những trường hợp sau mới đủ điều kiện được coi là khẩn cấp: deadline sắp cận kề, thông báo các biện pháp kỷ luật hoặc thông báo có thức ăn miễn phí trong phòng nghỉ. Những việc khác đều có thể đợi được.
- Đính kèm các tệp lớn hoặc các tệp có vấn đề: Tránh các tệp lớn chiếm nhiều dung lượng và gây khó khăn khi tải xuống. Tìm hiểu cách giảm thiểu kích thước tệp và tránh sử dụng các tệp nén “zip”, chúng có thể bị trả về vì lý do bảo mật, hay các hình ảnh selfies cũng có thể bị gửi về vì những lí do mang tính cá nhân.
- Đính kèm các liên kết không phù hợp: Các link liên kết, link trang web không xác định và các URL rút gọn có thể khiến người nhận không thoải mái vì họ ngày càng nhận thức rõ hơn về những mối đe dọa an ninh mạng. Hãy minh bạch và đính kèm link đầy đủ để họ xem xét và không bao giờ sử dụng các đường link đến các trang web không phù hợp hoặc dễ bị xâm nhập.
- Yêu cầu thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm: Bất kể bạn biết rõ về người nhận như thế nào, đừng bao giờ yêu cầu họ gửi các thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm qua email, dù là tên đăng nhập, mật khẩu hay album của nghệ sĩ họ yêu thích.
- Thảo luận về các vấn đề nhạy cảm: Các vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm không bao giờ nên gửi qua email, trừ khi bạn muốn đề cập đến trách nghiệm pháp lý bởi những thứ này có thể gây phiền nhiễu cho bạn.
- Gửi nội dung không phù hợp: Đừng bao giờ cho rằng những gì bạn viết trong email là riêng tư. Điều đó hoàn toàn không đúng, và quan trọng hơn, những trò đùa hay bình luận không thích hợp chỉ khiến người nhận email cảm thấy bị xúc phạm.
- Không Bcc với danh sách có nhiều người nhận: Khi gửi email tới nhiều người nhận, hãy luôn đặt các địa chỉ mail trong tính năng Bcc (blind carbon copy). Nếu không làm như vậy thì danh sách địa chỉ email của người khác sẽ bị lộ và điều này ảnh hưởng đến uy tín của bạn trong việc bảo vệ quyền riêng tư.
- Sử dụng CC không phù hợp: Đừng bao giờ thêm người giám sát hoặc những người không liên quan đến cuộc trò chuyện của bạn. Một số người làm điều này vì mong muốn nhận được một sự tin tưởng nào đó hoặc vì tính trách nhiệm – nhưng tất cả điều đó đều khiến bạn trở nên đáng ghét hơn.
- Không quan tâm tới ngữ pháp và hình thức một cách chỉn chu, cẩn thận: Email là sự phản chiếu của chính bạn, do đó, không kiểm tra lại tất cả các email trước khi gửi chúng thể hiện rõ sự cẩu thả của bạn.
- Quá thân thiết: Trừ khi bạn đang viết thư cho bạn thân, bạn đời hoặc những người thân khác, đừng tự cho rằng người nhận muốn được đối xử như anh em thân thiết của bạn.
- Không xóa các đường dẫn email: Mỗi email bạn chuyển tiếp hoặc trả lời thường bao gồm dấu vết của các email trước. Thông thường, những dấu vết này có thể bao gồm những tư liệu nhạy cảm hoặc không thích hợp. Hãy làm mọi thứ thật an toàn, và luôn luôn xóa dấu vết hoặc tạo một email mới. Nếu bạn chọn đính kèm các email cũ để trợ giúp trong việc giải thích email của mình, hãy chắc chắn là đã kiểm tra và xóa bất cứ thứ gì không cần thiết hoặc dư thừa.
- Nhầm lẫn giới tính người nhận: Bạn sẽ cảm thấy bối rối với những cái tên không rõ là nam hay nữ vì vậy hãy đảm bảo xóa bỏ phần giới tính của người nhận trước khi thêm họ vào trong email của bạn.
- Gửi email lúc đang giận dữ: Những “email giận dữ” ấy sẽ không giúp gì được cho bạn. Nếu phải thể hiện một cảm xúc nào đó, hãy viết email và giấu nó vào trong “Saved Drafts” (Bản nháp đã lưu) của bạn, sau đó khi đọc lại nó bạn sẽ thấy rằng bạn đã tránh được một thảm họa khủng khiếp như thế nào.
- Gửi các tin nhắn vô nghĩa: Tránh những lời lẽ phê bình dài dòng mà không có trọng tâm trong khi không làm tăng giá trị cho người nhận. Hãy lưu ý những điều này nhé.
- Thẻ thực hiện: Nếu bạn cần lập lịch hẹn, hãy đưa ra các lựa chọn cụ thể trong yêu cầu của bạn. Hãy xem xét sử dụng các dịch vụ như Doodle hoặc Sunrise nếu bạn phải giải quyết nhiều người tham gia cùng một lúc.
- Không có lời kêu gọi hành động cụ thể (khi cần thiết): Nếu bạn cần người nhận làm gì đó, hãy nói cụ thể với họ. Nếu bạn gửi email cho nhiều người, hãy làm rõ trách nhiệm của mỗi người với công việc. Nếu không làm tốt việc này chắc chắn bạn sẽ gặp khó khăn đấy.
- Không có yêu cầu hồi âm: Nếu như trong email mà bạn nhận được không có yêu cầu hay mong muốn bạn làm gì đó, thì hãy kiềm chế đừng trả lời người gửi. Chúng ta đều đã có quá nhiều email rồi.
Email chắc chắn sẽ không bị khai tử ngay đâu, nghĩa là chúng ta cần phải tiếp tục tận dụng chúng luôn và ngay. Hãy bắt đầu và thực hiện một số thói quen tốt và tuân theo các quy tắc email lịch sự và hữu dụng mà saga.vn đã chia sẻ phía trên, bạn sẽ tránh được việc bị đưa vào danh sách đen trong email của mọi người.
Nguồn: www.saga.vn
