Email chắc chắn là một trong những công cụ cần thiết bậc nhất trong công việc sử dụng máy tính và smartphone ngày nay. Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách viết nó sao cho… người nhận không ghét mình hơn sau khi đọc xong. Vậy thì có những điều gì cần tránh khi viết email? Hãy cùng Internship tìm hiểu nhé.
1. Gửi mail “Khẩn cấp” liên tục
Thông thường, chúng ta hay đặt tag [KHẨN CẤP] ở đầu tiêu đề mail khi muốn mọi người để tâm làm theo ngay nội dung trong đó. Nhưng cũng giống như cậu bé chăn cừu, nếu như bạn cứ mãi kêu gào khẩn thiết phải chú ý tới mình một cách vô nghĩa, không cần thiết thì sẽ tới lúc mail của bạn không còn sức nặng với người nhận, kể cả khi nó có thật sự khẩn cấp đi nữa.
Vì thế, hãy cân nhắc mà lựa chọn và ưu tiên nội dung một cách chuẩn nhất, để mình không bị gắn mác “còi to” mỗi lần gửi mail nhé.
2. Viết hoa hết mọi chữ cái
Dù không nói và cũng không có quy định nào liên quan, nhưng thực sự là viết hoa mọi chữ khiến cho bạn như thể đang… quát mắng với người đọc và ra lệnh cho họ vậy.
Cách khắc phục là cứ viết như thường thôi. Sau đó dùng các công cụ đổi màu chữ, bôi đen, in đậm, gạch chân để làm nổi bật nội dung muốn nhấn mạnh. Như thế sẽ tốt hơn rất nhiều.
3. Quá suồng sã, tự nhiên
Không phải ai trong danh sách gửi mail, thậm chí là gửi tin nhắn, cũng là người phù hợp để bạn gửi nội dung lời nhắn tự nhiên như khi đang “chém gió” vui vẻ với bạn bè thân thiết cả. Lưu ý lời nói chữ nghĩa trước khi sáng hôm sau, thay vì mail trả lời vấn đề được hỏi thì lại là mail cảnh cáo đấy nhé.
4. Thêm người nhận tùy ý
Chức năng “Cc”, “Bcc” trên mail là để thêm người gửi kèm, họ có thể không phải người chính thức được gửi mail nhưng sẽ vẫn liên quan và thấy được mail đó. Sự khác nhau nằm ở chỗ người được “Cc” có thể thấy được mọi người nhận khác, còn người được “Bcc” thì chỉ biết là mình nằm trong số những người nhận mail, không biết danh tính những người nhận còn lại.
Dù là “Cc” hay “Bcc” thì chắc bạn sẽ không muốn một bức thư trong đó có nội dung nhạy cảm, tế nhị, dù ít hay nhiều, nhưng lại bị người gửi tự tiện thêm ai đó vào danh sách gửi kèm xem cùng được nhỉ.
5. Gửi mail vào lúc… 3h sáng
Biết là không phải lúc nào những mail đó cũng cần đọc và giải quyết luôn vào lúc ấy, nhưng giả như người đó giữ thói quen gửi mail vào khung giờ đó và sau này lại tình cờ có việc quan trọng thật thì sao? Nên nhớ là không phải ai cũng là kẻ tham công tiếc việc, online thâu đêm suốt sáng làm “cú đêm” đâu.
6. Ấn gửi lúc còn chưa soạn xong email
Việc gửi mail lúc chưa soạn xong nội dung có thể xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta. Đôi khi người nhận có thể hiểu được rằng bạn bị lỡ tay gửi sớm, nhưng trong nhiều trường hợp khác một email dở dang lại cực kỳ ngớ ngẩn. Việc bấm nút gửi sớm là hậu quả của việc bạn đang vội vã. Điều này thường xảy ra khi bạn đang di chuyển, đang gửi mail bằng điện thoại khi đi trên phương tiện công cộng… và cố gắng hoàn thành nó càng nhanh càng tốt.
Nếu bạn nhận được hàng trăm bức thư một ngày, việc nhận được 3, 4 bức thư liên tục là một điều vô cùng khó chịu.
Một cách hạn chế lỗi này, đó chính là để tên mình là người nhận cho đến khi bức thư sẵn sàng được gửi đi.
7. Quá nhiều lỗi chính tả vặt
Vấn đề này thì không phải bàn cãi và giải thích nhiều nữa. Còn nếu chưa hiểu thì cứ thử đặt mình vào vị trí của một người nhận mail mà trong đó toàn lỗi chính tả đi. Nếu như bạn là cấp trên, chắc hẳn câu đầu tiên bạn trả lời mail lại cho nhân viên kia sẽ là “10.000 đồng cho 1 lỗi chính tả, sáng mai lên nộp phạt” đó.
Ngày nay hầu như tất cả các chương trình e-mail đều hỗ trợ việc kiểm tra lỗi chính tả. Nếu chương trình e-mail của bạn không hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả thì bạn hoàn toàn có thể dùng bộ kiểm tra lỗi chính tả trên MS Word để kiểm tra. Bạn chỉ mất vài giây cho việc kiểm tra lỗi chính tả nhưng nó sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và tạo ra sự khác biệt.
7 lỗi trên là những lỗi phổ biến mà những người sử dụng e-mail hay mắc phải. Viết một e-mail tốt không quá khó cũng không quá dễ. Internship hi vọng các bạn hãy cố gắng tránh được những lỗi trên khi viết e-mail, điều này sẽ là một tiền đề hoàn hảo để chúng ta giao tiếp một cách hiệu quả.
Tư liệu tham khảo:
http://cafebiz.vn/8-loi-ac-mong-khi-gui-email-va-cach-khac-phuc-20170428102059579.chn
