Trello có thể giúp bạn quản lý bất kỳ loại dự án nào, từ dự án cá nhân, tại nhà riêng đến dự án ở cơ quan và trường học.
Sử dụng nó dễ dàng hơn nhiều so với bạn tưởng tượng và nó thực sự có thể được sử dụng cho hầu hết mọi dự án. Nó hoạt động như thế nào? Bạn có thể làm những gì với nó? Bạn nên bắt đầu từ đâu? Hướng dẫn trong bài viết này về Trello sẽ giúp bạn hiểu cấu trúc cơ bản, cách điều hướng, và tất nhiên cả việc nó sẽ hữu ích cho bạn như thế nào nữa.
Cấu trúc cơ bản
Trello bao gồm các board (bảng), list (danh sách) và card (thẻ) nằm trong một gói được tổ chức hoàn chỉnh.
Các board
Các board được đặt trên phần chính được gọi là Boards Page, chứa các list và card. Bạn có thể tạo các board khác nhau dành cho công việc, trường học và nhà riêng. Hoặc nếu bạn chỉ sử dụng Trello cho trường học, ví dụ, bạn có thể tạo cho mỗi lớp một board. Hãy coi các board như các dự án với tất cả các phần có liên quan bên trong chúng.
Các list
List là các phần chính bên trong của board và có chứa các card. Bạn nên bắt đầu bằng cách tạo các list của mình, trong đó bao gồm các phần chính của dự án. Ví dụ, một board cho lớp học tiếng Anh có thể chứa các list bài tập về nhà, bài thi học kỳ và bài tập nhóm. Một ví dụ khác, một board về việc viết lách tự do có thể chứa một list về các ý tưởng bài viết, các bài báo đã gửi và các bài báo đã xuất bản.
Các card
Card là chi tiết nằm trong các list. Sử dụng ví dụ trên cho lớp tiếng Anh, list bài tập về nhà có thể chứa card cho mỗi bài tập về nhà. Đối với list các ý tưởng bài viết trong board về việc viết lách tự do, bạn có thể sử dụng cho mỗi ý tưởng một card riêng biệt.
Chi tiết về board
Mỗi board có các tính năng để hiển thị và tùy chỉnh.
Hiển thị và truy cập
Trello cung cấp ba hình thức truy cập vào board cho người dùng, mỗi hình thức có mục đích cụ thể.
- Private có nghĩa là chỉ những người có quyền truy cập vào board mới có thể xem và chỉnh sửa nó.
- Team có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy board và chỉ những người được thêm vào nhóm mới có thể chỉnh sửa nó.
- Public có nghĩa là bất kỳ ai có liên kết đến board đều có thể xem và tìm thấy board trong kết quả của công cụ tìm kiếm. Tuy nhiên, board chỉ có thể được chỉnh sửa bởi những người được thêm vào đó.
Các tùy chọn tùy chỉnh
Các board có 5 tính năng chính để tùy chỉnh giao diện. Chúng có thể được truy cập từ menu board.
- Change Background bao gồm 9 màu khác nhau để thay đổi nền.
- Tùy chọn Filter Cards cho phép bạn xem tất cả các card tương tự dựa trên từ khóa, nhãn, người hoặc ngày.
- Power-Ups là các tiện ích bổ sung có thể được bao gồm như lịch, tính thời gian cho card và khả năng bình chọn.
- Stickers là những tiện ích thú vị, có thể được kéo và thả vào card trong board. Có 12 tùy chọn khác nhau.
- Liên kết có tiêu đề More trong menu có bộ tùy chọn riêng để xem cài đặt quyền, nhãn, mục đã lưu trữ, cài đặt email và khả năng sao chép, in, xuất và đăng ký. Bạn có thể đóng bảng, cũng như sao chép liên kết được cung cấp để chia sẻ bảng.
Chi tiết về list
Các tính năng và tùy chọn cho list rất cơ bản. Bạn có thể thêm, sao chép, di chuyển, đăng ký và lưu trữ các list bằng cách chọn More Options (biểu tượng ba dấu chấm) bên cạnh tên của list. Bạn cũng có thể di chuyển hoặc lưu trữ tất cả các card trong danh sách. Hãy coi các list trong Trello là danh sách nhiệm vụ và các card là các nhiệm vụ trong đó.
Chi tiết về card
Card cho đến nay có số lượng tính năng và tùy chọn nhiều nhất. Điều này là bởi vì chúng bao gồm tất cả các chi tiết mở rộng. Hãy coi chúng là những mục cần làm, giữ tất cả thông tin trong một danh sách nhiệm vụ.
Comments và Activity
Cả hai phần Comments và Activity đều có thể xem ngay trên phần chính khi một card được mở. Mỗi card có thể được thêm vào các bình luận. Các bình luận này trên thực tế có thể bao gồm các file đính kèm, đề cập đến các thành viên trong nhóm, biểu tượng cảm xúc và các card khác được lồng trong đó. Phần Activity cho thấy chính xác điều đó, mọi hành động đã được thực hiện trên card được ghi lại cùng với ngày, giờ và người thực hiện hành động đó.
Add Section
Phía bên phải của card chứa danh sách 5 mục có thể được thêm vào card để xem chi tiết hơn.
- Members cho phép bạn thêm thành viên nhóm hiện tại vào card.
- Labels cho phép bạn thêm một hoặc nhiều nhãn vào card. Nó hoạt động tương tự như các tag. Bạn có thể tìm kiếm, chọn hoặc tạo nhãn mới. Nhãn có thể bao gồm tiêu đề và màu sắc để việc sắp xếp tổ chức trở nên dễ dàng hơn.
- Checklist cho phép bạn thêm danh sách kiểm tra tiện dụng với tùy chọn sao chép từ một card này sang một card khác. Hoặc, bạn chỉ cần tạo danh sách kiểm tra mới và bắt đầu thêm các mục vào danh sách đó. Sau đó, khi các mục trong danh sách được đánh dấu hết, thanh tiến trình cùng với tỷ lệ phần trăm hoàn thành sẽ được hiển thị.
- Due Date cho phép bạn chọn ngày cùng với thời gian cho card.
- Attachment cho phép bạn chọn file để đưa vào card. Các tùy chọn này bao gồm file lưu cục bộ trong máy tính hoặc một file từ Google Drive, Dropbox, Box hoặc OneDrive. Một liên kết cũng có thể được gắn vào card.
Action section
Bên dưới phần Add section là khu vực Action, bao gồm 5 tùy chọn.
- Move cho phép bạn di chuyển card sang một board khác hoặc đến một list khác, cùng với một tùy chọn để chọn vị trí của nó trong list đó.
- Copy cho phép bạn sao chép card và đặt một tiêu đề khác. Nó có tùy chọn để giữ các mục được đính kèm như checklist, sticker hoặc label. Sau đó bạn chọn board hoặc list nơi bạn muốn sao chép và nếu bạn chọn một list, bạn có thể chọn vị trí của nó giống như với tùy chọn Move.
- Subscribe cho phép bạn đăng ký một card để nhận thông báo về hoạt động trên card đó.
- Vote cho phép bạn bình chọn cho card. Điều này có thể hữu ích trong môi trường làm việc nhóm.
- Archive cho phép bạn di chuyển card vào board lưu trữ hoặc đơn giản chỉ cần xóa card đó đi.
- Share and More trong phần Action cho phép bạn in, xuất, gửi email hoặc liên kết tới card.
Nguồn: Quantrimang.com
