Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

Chúng ta thường nghe nhiều về khái niệm quản lý thời gian hay kỹ năng quản lý thời gian. Vậy thời gian là gì? Và bạn có thể quản lý nó như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.

1.Thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian – Thời gian là gì?

Khái niệm thời gian có vẻ khá trừu tượng đối với chúng ta. Không ai có thể đưa ra định nghĩa chắc chắn về thời gian bởi vì đối với mỗi người, thời gian sẽ có những ý nghĩa khác nhau. Có người mong muốn thời gian trôi qua thật nhanh vì họ vô cùng mong đợi và háo hức vào tương lai; nhưng cũng có người mong thời gian trôi qua thật nhanh vì họ thấy cuộc sống hiện tại quá nhàm chán. Trái lại, có người lại muốn thời gian cứ chầm chậm trôi qua để họ có thể làm được nhiều thứ hơn trong một ngày; nhưng có người lại muốn thời gian trôi qua thật chậm vì họ sợ phải đối mặt với tương lai vô nghĩa. Do đó, ta có thể thấy rằng định nghĩa về thời gian rất khác nhau và tùy thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi người.

Tuy nhiên, dù cho thời gian có là gì đi nữa thì khi nó đã trôi qua sẽ không bao giờ quay trở lại – đó là điều chắc chắn. Và bạn muốn thời gian của mình trôi qua thật lãng phí, vô nghĩa với nhiều điều nuối tiếc chưa làm được? Hay bạn muốn mỗi khoảng thời gian của mình trôi qua là những giá trị mới được tạo ra, những mục tiêu đạt được và cả thành công? Điều đó tùy thuộc vào cách bạn quản lý thời gian như thế nào, hay nói khác hơn, đó là cách bạn làm chủ bản thân mình ra sao.

2. Quản lý thời gian hay quản lý bản thân?

            Kỹ năng quản lý thời gian           Kỹ năng quản lý thời gian

Vì sao nói “cách bạn quản lý thời gian” lại chính là “cách bạn làm chủ bản thân mình?” Hãy xem nhé. Mỗi người chúng ta đều có khoảng thời gian 24 tiếng mỗi ngày, nhưng bạn có để ý thấy xung quanh mình có những trường hợp sau đây không? Có những người dù rất bận rộn đi làm, đi học mỗi ngày nhưng họ vẫn luôn có thời gian để giải trí, đọc sách, đi chơi cùng gia đình, tham gia CLB và họ sống rất vui vẻ. Nhưng trái lại, có những người cũng đi làm, đi học như thế, nhưng họ luôn bảo rằng mình không có đủ thời gian để hoàn thành công việc; không có đủ thời gian để đọc sách hay tập thể dục mỗi ngày; họ luôn trong tình trạng mệt mỏi và tiêu cực.

Bạn có thấy hình ảnh của mình trong đó không? Vậy bạn có biết đâu là lý do tạo nên sự khác biệt giữa hai nhóm người này không? Đó là do cách họ quản lý thời gian của mình. Nếu bạn sống có tổ chức, có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng; bạn biết việc gì quan trọng và không quan trọng để lựa chọn thực hiện; bạn luôn kiên trì, kỷ luật với bản thân mình để đạt được các mục tiêu đã đề ra- bạn sẽ giống như nhóm người đầu tiên. Ngược lại, nếu bạn sống theo sở thích, tùy hứng; bạn không biết đâu là công việc mình nên làm và không nên làm; bạn không có kế hoạch và mục tiêu cụ thể; bạn cứ giết thời gian của mình vào những việc lặt vặt, vô bổ thì bạn sẽ giống như nhóm người thứ hai.

Qua đó, bạn có thể thấy rằng, thời gian mỗi ngày của bạn trôi qua như thế nào là tùy thuộc vào bản thân bạn có sử dụng thời gian vào những việc cần thiết hay không. Ngoài ra, bạn có thật sự kỷ luật, làm chủ bản thân mình để hoàn thành những việc đó hay chưa- đó chính là cách bạn làm chủ bản thân mình (quản lý thời gian).

Bạn có thắc mắc, vậy khi nào thì quản lý thời gian mới được gọi là quản lý bản thân? Hay những kỹ thuật quản lý thời gian ta thường nghe có liên quan gì đến quản lý bản thân? Điều này sẽ được giải thích qua các cấp độ quản lý thời gian sau đây.

3. Các cấp độ quản lý thời gian
Việc bạn quản lý thời gian sẽ được chia ra làm 4 cấp độ khác nhau, ở mỗi cấp độ sẽ có những kỹ thuật quản lý thời gian tương ứng. Cùng tìm hiểu về 4 cấp độ này và xem việc quản lý thời gian của bạn đang ở cấp độ nào rồi nhé!
Cấp độ 1: Cấp độ đơn giản

 

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian – To do list

Đây là cấp độ dễ dàng nhận biết nhất, cách bạn quản lý thời gian sẽ được thể hiện qua việc bạn ghi ra những công việc cần làm mỗi ngày, ta thường gọi là To-do-list. Mỗi khi xong một việc bạn sẽ đánh dấu vào để theo dõi mức độ hoàn thành của mình, cách làm này sẽ giúp bạn không bị bỏ sót công việc mỗi ngày. Vì thế thời gian của bạn cũng sẽ được sử dụng một cách hợp lý và không bị lãng phí.
Cấp độ 2: Cấp độ nâng cao

 

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian – Lập bảng kế hoạch

Ở cấp độ này, công việc của bạn sẽ được gắn liền với những mốc thời gian cụ thể, được ghi chú lại trên lịch và bảng kế hoạch, công việc không còn còn gói gọn trong khoảng thời gian trong ngày nữa mà sẽ được mở rộng ra ở tương lai, theo tuần, tháng, năm. Lúc này, thời gian của bạn sẽ được lên kế hoạch cụ thể và được tính toán hợp lý trong từng công việc nhất định. Đến cấp độ này, những việc cần làm trong To-do-list của bạn không chỉ đơn thuần là danh sách nữa mà chúng sẽ được sắp xếp cụ thể hơn, có kế hoạch hơn.

Cấp độ 3: Cấp độ chuyên nghiệp

           Kỹ năng quản lý thời gian        kỹ năng quản lý thời gian

Ở cấp độ này, bạn sẽ phải cân nhắc kỹ càng hơn khi đưa ra quyết định sử dụng thời gian của mình. Việc sử dụng thời gian phải gắn liền với mục tiêu dài hạn của bạn, mỗi công việc bạn làm đều phải có một giá trị nào đó đối với cuộc sống của bạn. Vì vậy, ở cấp độ này bạn cần phải biết được kỹ thuật xác định thứ tự ưu tiên cho các công việc, việc nào cần làm trước, việc nào làm sau, việc nào có thể loại bỏ.
Điểm khác nhau lớn nhất giữa cấp độ 2 và cấp độ 3 đó là ở cấp độ chuyên nghiệp, bạn đã có cho mình mục tiêu, vì vậy mà mỗi việc bạn làm đều hướng đến mục tiêu của mình. Ở cấp độ 2, bạn vẫn chưa có mục tiêu và thứ tự ưu tiên nên những công việc của bạn chỉ đơn giản là được sắp xếp theo một trình tự thời gian để dễ dàng nhắc nhở và thực hiện.

Cấp độ 4: Cấp độ chuyên gia

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian – Cấp độ chuyên gia

Ở cấp độ này, việc quản lý thời gian đã trở thành thói quen của bạn, bạn làm các công việc mỗi ngày mà không cần phải được nhắc nhở; bạn có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, cụ thể và mỗi việc bạn làm đều hướng vào mục tiêu của mình. Bạn hiểu chính mình và không còn bị phân tâm bởi những việc vô nghĩa. Đây là cấp độ quản lý thời gian cao nhất, hay còn được gọi là quản lý bản thân như đã được đề cập ở trên.

Bây giờ thì bạn có thể hiểu rõ hơn về thời gian và đề ra các mục tiêu cho mình rồi phải không nào? Chúc bạn quản lý thời gian hiệu quả và thành công.

Biên tập: Ngân Huỳnh – Cổng thông tin thực tập Internship.edu.vn