Tiếp nối bài viết ở phần 1, sau đây chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu thêm 3 điều phải làm giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Hãy xem chi tiết dưới đây.
Sắp xếp thư mục, tài liệu một cách có trật tự
Một trong những cách tiết kiệm thời gian khi làm việc và giúp ta tìm kiếm tài liệu nhanh chóng là sắp xếp chúng vào các thư mục (đối với tài liệu trên laptop) và bìa hồ sơ (đối với tài liệu giấy) ngay khi sử dụng xong. Bạn cũng biết các công việc sẽ có liên quan nhất định với nhau và sẽ thường xuyên sử dụng các tài liệu dù cũ hay mới nên tốt nhất là bạn nên sắp xếp chúng ngăn nắp và trật tự, để sau này khi có nhu cầu sử dụng lại tài liệu đó, bạn không còn mất hàng phút, thậm chí là hàng giờ để tìm lại chúng.
Có thể bạn thuộc tuýp người không được ngăn nắp lắm nhưng ít nhất trong công việc, bạn cũng nên có thói quen sắp xếp mọi việc và mọi thứ thật rõ ràng, theo thứ tự nhé. Bạn sẽ thấy được sự thay đổi tích cực trong việc quản lý thời gian từ thói quen nhỏ này đấy.
Hiểu rõ thời gian làm việc lý tưởng của bản thân
Bạn là tuýp người làm việc hiệu quả nhất vào khoảng thời gian nào trong ngày: Sáng, Trưa hay Tối? Bạn có thể biết được điều này thông qua thói quen học tập rồi đúng không nào? Vậy thì bây giờ, hãy tận dụng những quãng thời gian bạn có thể làm việc hiệu quả nhất để hoàn thành những công việc khẩn cấp và quan trọng. Ví dụ bạn là tuýp người làm việc buổi sáng và thường làm việc không hiệu quả vào buổi tối, bạn có thể hoàn thành những công việc quan trọng trong quãng thời gian đạt hiệu suất tốt nhất là từ 9h sáng đến 3h chiều. Còn những khoảng thời gian còn lại trong giờ làm việc, bạn hãy tập trung làm những việc không quan trọng và không khẩn cấp lắm, như kiểm tra email chẳng hạn. Như vậy kết quả làm việc của bạn thực sự sẽ hiệu quả hơn là chia đều các công việc làm từ sáng đến tối nhưng lại không hoàn thành các công việc quan trọng.
Đừng dính với công việc 24/7
Lời khuyên cuối cùng giúp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn là ĐỪNG LÀM VIỆC trong một khoảng thời gian dài. Công việc thì cũng có những việc khẩn cấp, quan trọng hoặc không quan trọng để có thể làm sau, vì vậy không nên nghĩ rằng mình cần làm xong hết các nhiệm vụ mới được nghỉ. Bạn có thể làm tăng ca để hoàn thành công việc quan trọng đúng hạn nhưng cũng nên nhớ rằng dành một khoảng thời gian riêng tư để làm điều mình thích cũng cần được ưu tiên. Ví dụ như vào cuối tuần, bạn hãy đi gặp bạn bè, đi chơi với gia đình hoặc thực hiện những sở thích mà bạn muốn. Khi thực sự thoát khỏi suy nghĩ về công việc trong một thời gian ngắn, nó sẽ giúp bạn hồi phục năng lượng làm việc và mong muốn trở lại làm việc một cách tích cực hơn.
Tuy nhiên, bạn cũng đừng sa đà quá nhiều vào không gian riêng của bản thân mà quên tít công việc phải làm sắp tới nhé. Khi dành quá nhiều thời gian giải trí thì bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng mà chúng ta hay gọi là “lười” đấy..
Từ 7 điều nhắn nhủ trên, hy vọng bạn có thể tìm được cách thức hiệu quả để cải thiện tình trạng làm việc chưa đạt năng suất tốt nhất của mình nhé. Chúc bạn thành công!
