5 Yếu Tố Cần Chuẩn Bị Trước Một Buổi Thuyết Trình
Bạn đang trong quá trình thực tập và cố gắng thích nghi với môi trường làm việc chuyên nghiệp thì bỗng nhiên nhận được nhiệm vụ mới là thuyết trình về một dự án mà công ty đang tiến hành. Sau khi nhận được nhiệm vụ này thì bạn có cảm thấy lo lắng khi phải thuyết trình trước một nhóm người dày dặn kinh nghiệm hơn bạn? Nếu có thì không sao đâu vì sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 5 yếu tố giúp bạn chuẩn bị tốt cho một buổi thuyết trình trước công ty nhé.
1. Khán giả
Yếu tố đầu tiên cần chuẩn bị là về khán giả. Một bài thuyết trình hiệu quả không phải là việc bạn hiểu về chủ đề thuyết trình và trình bày tốt như thế nào mà điều quan trọng hơn hết chính là việc người nghe có hiểu và cảm nhận được những điểm cốt lõi mà bạn muốn truyền tải hay không.
Đối với công việc thực tập thì khán giả nghe bài thuyết trình của bạn có thể bao gồm người quản lý, anh/chị đồng nghiệp và các bạn cùng thực tập chung. Đầu tiên bạn cần xác định rõ để biết khán giả của mình là ai, đến từ đâu, hiểu biết thế nào về chủ đề sắp được thuyết trình. Từ đó, bạn sẽ có sự điều chỉnh nội dung và cách thức thuyết trình phù hợp sao cho khán giả có thể tiếp thu tốt nhất ý tưởng bạn đang trình bày.
2. Những sự việc bất ngờ
Để buổi thuyết trình diễn ra thành công, bạn luôn phải có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng, đúng không nào? Nhưng có những sự việc, tình huống không may xảy ra mà đôi lúc chúng ta không thể nào lường trước. Do đó, cách tốt nhất là chúng ta luôn nên có một kế hoạch dự phòng để nếu như có những sự cố xảy ra, chúng ta đều có thể đảm bảo buổi thuyết trình sẽ diễn ra thành công. Thật ra thì phần lớn các vấn đề, sự cố xảy đến khi thuyết trình đều liên quan đến các yếu tố kỹ thuật như màn hình, âm thanh bị lỗi hay đơn giản là cúp điện…
Khi những tình huống này xảy ra, chắc hẳn các bạn đều sẽ cảm thấy bối rối, lúng túng và không biết phải làm gì vì tất cả mọi thứ bạn chuẩn bị đều nằm trên laptop. Tuy nhiên, hãy nhớ một điểm này. Thuyết trình chính là quá trình giao tiếp giữa bạn và nhiều người nghe. Và suy cho cùng đó cũng chỉ là một buổi trò chuyện. Và khi trò chuyện, chúng ta đâu cần phải có slide, có âm thanh hay hiệu ứng, phải không nào?
Do đó, cách tốt nhất, bạn hãy đảm bảo rằng dù có sự hỗ trợ của công nghệ hay không thì bạn đều có thể trình bày các nội dung một cách thu hút, thuyết phục và thật “quyến rũ”. Đó mới chính là thuyết trình và nghệ thuật thuyết trình. Song song đó, bạn cũng nên in sẵn các slide trình chiếu của mình ra file để có thể gửi đến người nghe khi cần thiết nhé.
3. Thời gian thuyết trình
Việc luyện tập thuyết trình theo thời gian quy định cũng rất quan trọng nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt với các anh, chị trong công ty. Thời gian có thể tạo nên sự khác biệt lớn giữa một bài thuyết trình xuất sắc và một bài thuyết trình hay như lan man. Để tránh trường hợp nói quá nhiều, thậm chí lố thời gian quy định nhưng cuối cùng người nghe lại không tiếp thu được nhiều các ý tưởng, bạn hãy luyện tập và đếm xem trung bình mỗi lần mình mất bao nhiêu phút. Cứ thế điều chỉnh dần, bạn sẽ có một bài thuyết trình “vừa đúng lúc” đấy.
4. Những mẩu chuyện
Để có một bài thuyết trình mà bạn không cần nói quá nhiều nhưng vẫn truyền tải được thông điệp chính cho người nghe, bạn có thể sử dụng phương pháp kể chuyện. Hãy tìm kiếm một mẩu chuyện ngắn nhưng thông điệp sâu sắc và phù hợp với chủ đề bạn đang thuyết trình. Việc kể chuyện không chỉ giúp bạn có lối nói chuyện thu hút mà còn giúp bạn rút ngắn thời gian thuyết trình hơn. Một bài thuyết trình ngắn nhưng truyền tải đầy đủ ý và một bài thuyết trình dài và lan man thì bạn cảm thấy khán giả muốn trải nghiệm buổi thuyết trình nào hơn?
5. Người thuyết trình (Bạn)
Đôi khi, một bài thuyết trình hay không đến từ nội dung mà lại được quyết định bởi phong cách của người thuyết trình. Có nhiều bài thuyết trình, nội dung chẳng có gì mới nhưng vì sao vẫn thu hút người nghe? Đó là vì người trình bày có một lối chia sẻ rất cuốn hút, khiến người nghe không thể “rời mắt, rời tai” khỏi người đang chia sẻ. Vậy làm sao để có thể tạo cho mình một lối trình bày thật cuốn hút?
Đầu tiên, hãy lựa chọn cho mình một phong cách thuyết trình. Bạn thích là một người kể chuyện? Một người mang đến câu chuyện cười? Một “cuốn bách khoa toàn thư”? Hay là một nhà nghiên cứu với những số liệu không thể chối cãi? Hãy chọn cho mình một phong cách mà bạn tự tin nhất. Sau khi lựa chọn phong cách, bạn hãy luyện tập, luyện tập và luyện tập. Chỉ có luyện tập bạn mới hình thành nên phong cách của mình. Khi đó, mọi cử chỉ, lời nói, góc nhìn hay cách chia sẻ của bạn đều xoay quanh phong cách đó. Đơn giản vì những điều đó đã trở thành một phần trong con người bạn. Hãy nhớ rằng phong cách thuyết trình không phải là bản năng mà là luyện tập để hình thành. Một người trình bày giỏi không phải do gen quy định mà do họ thường xuyên chia sẻ, thường xuyên nói, thường xuyên thuyết trình nên mới đạt trình độ như vậy.
