DOANH NGHIỆP Tìm Tài Năng? - NHÀ TRƯỜNG Kết Nối Tuyển Dụng? - Hotline: (84 - 28) 3515 0635 - 0974 030 635 - contact@internship.edu.vn

Việc Lớn Cũng Trở Nên Dễ Dàng Với Kỹ Thuật Chia Nhỏ

Chắc hẳn bạn đã không ít lần bị xì-trét, thức khuya dậy sớm để cố gắng hoàn thành một kế hoạch hay một bài báo cáo dài mấy chục thậm chí hàng trăm trang. Hay cũng có khi bạn thấy thật chán nản, lười biếng và chẳng muốn làm gì cả vì bài tập và công việc quá nhiều đến nỗi làm bạn phát ngán?

Quảng cáo

 

 

Vậy thì hãy áp dụng ngay kỹ thuật chia nhỏ công việc. Kỹ thuật này sẽ giúp bạn không cảm thấy chán nản và chùn bước trước quá nhiều việc. Hơn nữa, áp dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả và làm được nhiều việc khác.

Việc Lớn Cũng Trở Nên Dễ Dàng Với Kỹ Thuật Chia Nhỏ

Các bước trong Kỹ thuật chia nhỏ công việc: chia nhỏ, phân phối và tiến hành

Để thực hiện kỹ thuật chia nhỏ, bạn cần áp dụng 3 bước sau: chia nhỏ, phân phối và tiến hành.

Hãy lấy ví dụ cụ thể để cùng nhau phân tích về kỹ thuật này nhé. Sau khi hiểu được ví dụ, bạn có thể vận dụng kỹ thuật chia nhỏ vào bất kì công việc nào.

Nghĩ xem nào, dù đi học hay đi làm thì thuyết trình chắc chắn là một yêu cầu không thể thiếu đối với mỗi người. Hãy tưởng tượng bạn được giao làm một bài thuyết trình trong vòng 2 tuần nhé. Thay vì phải cố gắng dồn lực để hoàn thành trong 1, 2 ngày đầu tiên hay đợi đến gần cuối hạn nộp mới bắt đầu “chạy nước rút” cả ngày lẫn đêm, tại sao bạn không thử áp dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc để phân bổ thời gian hoàn thành trong vòng 2 tuần nhỉ?

Hãy bắt đầu với bước thứ nhất: CHIA NHỎ

Việc Lớn Cũng Trở Nên Dễ Dàng Với Kỹ Thuật Chia Nhỏ

Bước đầu tiên của Kỹ thuật chia nhỏ công việc: Chia nhỏ

 

Bạn chia nhỏ quá trình làm bài thuyết trình của mình ra thành từng phần, hay nói đúng hơn là bạn phác thảo một bức tranh (sơ đồ) cho bài thuyết trình của mình. Ví dụ, bạn cần hoàn thành bài thuyết trình của mình về cả Nội dungHình thức. Về nội dung, bài thuyết trình sẽ gồm phần đầu (giới thiệu về chủ đề, lý do chọn chủ đề,…), phần nội dung (các nội dung chính A, B, C) và phần Kết thúc (phần hỏi và trả lời, giải đáp thắc mắc của khán giả,..). Về hình thức, bao gồm thiết kế slide, sắp xếp các ý trên slide, tạo hiệu ứng,… Sau cùng là bạn tập luyện cho bài thuyết trình của mình.

Sau khi đã lên được các ý tưởng về bài thuyết trình, bạn sẽ bắt đầu tiến hành bước thứ hai: PHÂN PHỐI.

Việc Lớn Cũng Trở Nên Dễ Dàng Với Kỹ Thuật Chia Nhỏ

Bước thứ hai của Kỹ thuật chia nhỏ công việc: Phân phối

 

Phân phối chính là bạn sắp xếp, phân chia thời gian để hoàn thành từng phần cho bài thuyết trình.

Ví dụ: Bạn có 2 tuần (14 ngày) cho bài thuyết trình. Vì vậy bạn có thể phân chia như sau: trong 7 ngày đầu tiên bạn dành ra để hoàn thành phần nội dung (2 ngày đầu để làm phần mở đầu; trong 3 ngày tiếp theo bạn dành ra để hoàn thành nội dung A, B, và C; 2 ngày cuối sẽ làm phần kết thúc). Sau khi xong phần nội dung, bạn dành ra 2 ngày tiếp theo để hoàn thiện slide bài thuyết trình. Vậy là bạn đã hoàn thành bài thuyết trình trong vòng 9 ngày. 5 ngày còn lại bạn dành ra 3 ngày để tập luyện cho bài thuyết trình của mình. Trong quá trình tập thử, nếu có nội dung nào chưa phù hợp, bạn có thể chỉnh sửa ngay. 2 ngày cuối để bạn kiểm tra, sắp xếp lại mọi thứ và chuẩn bị để thuyết trình trực tiếp.

Vậy là sau khi đã có một kế hoạch cụ thể và phân bố thời gian thì mình chỉ việc thực hiện bước cuối cùng trong kỹ thuật chia nhỏ đó là: TIẾN HÀNH.

Việc Lớn Cũng Trở Nên Dễ Dàng Với Kỹ Thuật Chia Nhỏ

Bước thứ ba của Kỹ thuật chia nhỏ công việc: Tiến hành

 

Mỗi ngày bạn dành ra 1 khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng phần việc mà mình đã lên kế hoạch (mỗi ngày bạn có thể ưu tiên ra 1 tiếng, 2 tiếng hoặc nhiều hơn tùy vào nội dung bài thuyết trình nhiều hay ít). Bạn hãy thực hiện đều đặn mỗi ngày theo kế hoạch mà mình đã đặt ra. Điều quan trọng là bạn phải biết kỷ luật với bản thân và nghiêm túc thực hiện theo kế hoạch đó.

Sau khi hoàn thành các phần theo thời gian được phân phối thì bài thuyết trình của bạn cũng được làm xong. Với cách làm chia nhỏ công việc như thế này sẽ giúp bạn cảm thấy nhẹ nhàng, có cái nhìn toàn diện và chủ động hơn đối với bài thuyết trình của mình. Bạn sẽ không bị nhiều áp lực về mặt thời gian hay nản lòng vì khối lượng công việc quá lớn.

Khi hiểu và thành thạo kỹ thuật chia nhỏ, bạn có thể áp dụng vào bất kì loại công việc nào dù lớn hay nhỏ. Nó sẽ giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả cũng như hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều quan trọng là bạn phải biết phân chia công việc, phân phối thời gian hợp lý và nghiêm túc thực hiện theo kế hoạch.

 

Biên tập: Ngân Huỳnh – Cổng thông tin thực tập Internship.edu.vn